خطاب طلب تعاون مشترك في الامارات هو مستند تقدم فيه إحدى الشركات عمل مشترك على أساس المنفعة المتبادلة. والغرض الأساسي من خطاب طلب تعاون مشترك ، هو لفت انتباه وتحفيز الشريك المحتمل، وذلك لتشجيعه على إتخاذ المزيد من الإجراءات تجاه المرسل، وغالبًا ما تكون تلك الرسائل بمثابة إنطلاق لإبرام العقود و الصفقات والاتفاقيات طويلة الأمد.
خصائص خطاب طلب تعاون مشترك
يجب أن لايتجاوز حجم طلب التعاون المشترك الصفحة الواحدة لذلك لايجب كتابة كافة التفاصيل للشركة أو للخدمة ضمن الرسالة.
النص الأساسي للرسالة يجب أن يحتوي على جوهر المقترح، يجب أن يحتوي على عبارات واضحة ومن الضروري تجنب الجمل الطويلة، والعبارات الغير مفهومة، والمصطلحات الخاصة.
كما يجب أن يكون كل شيء واضحاً ومفهوماً ومختصراً للغاية، مع التركيز على فوائد أو ميزات منتج أو خدمة.
إذا كان النصّ طويلاً جداً وجب تقسيمه إلى فقرات أقصر، وهذا سيجعل التصور أكثر إكتمالاً. حيث أظهرت الدراسات أن أغلب مستلمي الرسائل لايستمّرون أكثر من دقيقة في قراءة هذه الرسائل.
المعلومات الواجب توافرها في خطاب طلب التعاون المشترك
يوجد عدد من المعلومات يجب أن يتضمنها طلب التعاون المشترك، وهي:
- اسم الشركة الاعتباري.
- عنوان الشركة ورقم هاتفها للتواصل.
- الإسم الثلاثي لممثلها والمنصب الذي يشغله.
- مضمون الإقتراح.
هذا وقد يتم إرفاق الخطاب بوثائق قانونية أو مستندات وفي هذه الحالة يجب أن يتم ذكرها في نص الإقتراح.
قواعد ملء خطاب طلب تعاون مشترك
يمكن كتابة طلب التعاون المشترك يدوياً وهي طريقة قديمة ولكن يفضها بعض الأشخاص، أو يمكن طباعتها على الكمبيوتر، الكتابة تتم على ورقة A4 عادية أو على ورقة لها ترويسة.
كما ويمكن أن يحتوي الخطاب على أكثر من نسخة كما تريد ، ويجب أن تحتوي جميعها على استئناف في بداية الخطاب، وفي نهايته توقيع المؤلف وهو المسؤول الذي يمثل الشركة المرسلة.
لا داعي لوضع تاريخ في الخطاب، ولكن في حال تضمن معلومات حول عروض ترويجية محدودة المدة، والخصومات، والمكافآت، وغير ذلك، فعندها يجب تحديد التاريخ.
من يقوم بإعداد خطاب التعاون المشترك ؟
يمكن كتابة خطاب التعاون المشترك من قبل موظف لديه كفاءة في الشركة والذي تشمل كفاءته التطوير في الأعمال في اتجاه محدد، كما ويجب أن يتم الاتفاق على الخطاب مع رئيس الشركة.
ما هي القواعد العامة لكتابة خطاب طلب تعاون مشترك ؟
في بداية الأمر عليك الإنتباه إلى أنه يجب أن يكون طلب تعاون مشترك مثيراً للاهتمام وهادف.
ويكون مثالي وناجح في حال قام المرسل إليه بعد قراءة الخطاب بالرد بطلب قائمة أسعار أو قائمة بالخدمات المقدمة.
وفي بداية الرسالة يفضل مخاطبة الشخص لقب “محترم” ولهذا فإنه يتوجب عليك معرفة اسم الموظف وعائلته والمنصب الذي يشغله.
كيفية إرسال طلب التعاون المشترك ؟
في أغلب الأحيان يتم إرسال طلب التعاون المشترك عن طريق :
- البريد الالكتروني.
- البريد الرسمي ( وهو أكثر ثقة ).
- الفاكس.
- مواطنين عاديين.
- ممثلو هيئات الدولة.
- رواد الأعمال الأفراد.
- ممثلو المنظمات العامة والخيرية.
أخطاء شائعة في خطاب طلب التعاون المشترك
الصورة الرسمية جداً لطلب التعاون المشترك
مثلاً أن يحوي الخطاب على عبارات كتلك التي تستخدم بين المسؤولين أو القضاة أو مكتب الضرائب.
مثال : يجب عليكم، وفقاً لما يلي …الخ
اختيار خاطئ لوجهة الجمهور
بأن تقوم بإرسال الخطاب لجمهور غير مهتم بالمنتج
مثال : برنامج لا يهم الأطباء بل الجمهور المستهدف هو التجار
عدم احترام المتلقي
وذلك من خلال البدء بوصف الشركة ومنتجاتها والأفضل من ذلك بعد التحية يجب وصف شركة المرسل إليه ومالذي يمكن أن تضيفه شركة المرسل.
